Guider om traktamente, milersättning och utlägg

Reseräkningar, kvitton och utläggsredovisningar är bokföringsunderlag. De ska sparas till och med det sjunde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades, enligt bokföringslagen (BFL 7 kap. 2 §).

En ideell förening är bara bokföringsskyldig i vissa fall, till exempel om den bedriver näringsverksamhet. Spara ändå underlagen lika länge, så att de går att visa vid en granskning.

Digitala kopior är fullt godkända – du behöver inte spara pappersoriginal om den digitala kopian är tydlig.

Bygger på Skatteverkets regler för inkomståret 2026.

En ideell förening kan betala ut traktamente skattefritt till styrelseledamöter, volontärer och andra som reser i föreningens uppdrag – på exakt samma villkor som för anställda.

Resan ska vara ett led i föreningens verksamhet, distansvillkoret (50 km) ska vara uppfyllt och reseräkning ska upprättas.

Bygger på Skatteverkets regler för inkomståret 2026.

Swish och bankgiro är båda godkända sätt att betala ut utläggsersättningar. Det viktiga är att betalningen kan kopplas till rätt verifikat i bokföringen.

Kontantbetalningar bör undvikas – de kräver extra dokumentation och kvittens.

Bygger på Skatteverkets regler för inkomståret 2026.

När kassören får en reseräkning:

1. Granska att syfte, belopp och kvitton stämmer och att resan hör till föreningens verksamhet.
2. Attestera genom att skriva under som godkännande. Kassören ska aldrig attestera sina egna utlägg. Låt till exempel ordföranden göra det.
3. Bokför på rätt konto och kostnadsslag.
4. Betala ut via bankgiro eller Swish.
5. Arkivera underlagen i sju år efter räkenskapsårets kalenderår.

Bygger på Skatteverkets regler för inkomståret 2026.

Utlagg.se räknar milersättning för egen bil med 25 kr/mil. Det gäller även privat elbil och hybrid.

Ersättning som överstiger schablonen beskattas som lön.

Bygger på Skatteverkets regler för inkomståret 2026.

För att milersättning ska godkännas vid en eventuell granskning bör reseräkningen innehålla:

• Datum för resan
• Start- och slutpunkt (gata och ort)
• Körd sträcka i mil
• Resans syfte (t.ex. "Styrelsemöte Göteborg")

Bygger på Skatteverkets regler för inkomståret 2026.

För att en representationskostnad ska godkännas krävs utöver kvittot:

• Datum och plats
• Syfte – vad var syftet med mötet?
• Deltagare – namn och organisation på externa gäster
• Antal personer – för beräkning av belopp per person

Bygger på Skatteverkets regler för inkomståret 2026.

Om arbetsgivaren eller föreningen har betalat en måltid, till exempel frukost på hotellet, ska dagtraktamentet minskas. Nattraktamente minskas inte. Avdragen för inkomståret 2026:

När alla måltider ingår återstår 30 kr på en heldag och 15 kr på en halvdag, för småutgifter. Utlagg.se drar av per dag. I Sverige används de lägre beloppen på en halvdag. Avdraget rör aldrig nattraktamentet. Om avdraget är större än den dagens traktamente blir den dagen 0 kr. Avdraget minskar inte en annan dag.

För ett annat land är avdraget en procent av hela normalbeloppet, även på en halvdag. Frukost är 15 procent, lunch eller middag 35 procent, lunch och middag 70 procent och frukost, lunch och middag 85 procent. Varje avdrag avrundas till hela kronor. 50 öre avrundas uppåt. På en halvdag halveras alltså inte avdraget. Frankrike har normalbelopp 850 kr inkomståret 2026: lunch är 0,35 × 850 = 297,50 kr, som avrundas till 298 kr på både heldag och halvdag. Danmark har normalbelopp 1 226 kr: frukost är 184 kr på både heldag och halvdag. Tyskland har normalbelopp 760 kr: frukost är 114 kr och dagen blir 646 kr.

Efter tre månader används Skatteverkets belopp för 70 procent. I Sverige 2026 är heldagen 210 kr och avdragen 42 kr för frukost, 74 kr för lunch eller middag, 147 kr för lunch och middag och 189 kr för alla måltider. Utomlands är heldagen 70 procent av normalbeloppet. Samma procentsatser räknas på den sänkta heldagen. En halvdag efter tre månader är 0 kr, så då görs inget måltidsavdrag. Nattraktamentet påverkas inte.

Bygger på Skatteverkets regler för inkomståret 2026.

Traktamente är en schablonersättning för att slippa spara kvitton på mat. Du behöver alltså inte visa matkvitton för att få traktamentet utbetalt.

Det du behöver dokumentera är:

• Resans syfte och destination
• Avresetid och hemkomsttid (klockslag)
• Fria måltider

Vill du få ersättning för hotell i stället för nattraktamente krävs kvitto på den faktiska logikostnaden.

Bygger på Skatteverkets regler för inkomståret 2026.

Avresedagen räknas som heldag (300 kr) om resan påbörjas före kl. 12.00, annars som halvdag (150 kr). Hemkomstdagen räknas som heldag om resan avslutas efter kl. 19.00, annars som halvdag. Dagar däremellan är alltid heldagar. Klockan 12.00 exakt på avresedagen och klockan 19.00 exakt på hemkomstdagen räknas som halvdag.

Bygger på Skatteverkets regler för inkomståret 2026.

Traktamente är en skattefri schablonersättning för ökade levnadskostnader när du reser i tjänsten och övernattar. Skatteverket fastställer beloppen varje år. För inkomståret 2026 gäller:

Traktamente utan övernattning är alltid skattepliktigt. Utbetalas mer än schablonbeloppet beskattas överskottet som vanlig inkomst.

Beloppet för en dag bestäms av det land där du har varit längst tid mellan kl. 06 och 24. Restid med flyg eller båt mellan länder räknas inte med. Är den tiden längst i Sverige används beloppen ovan. I verktyget väljer du det landet på traktamentsraden. Även avresedagen kan räknas som en dag i det andra landet.

Ordinarie belopp gäller i tre kalendermånader från avresedatumet, inte i 90 dagar. Avresa 15 januari ger alltså fullt belopp till och med 14 april. Från 15 april är heldagen 70 procent: 210 kr i Sverige 2026 och 70 procent av landets normalbelopp utomlands. En halvdag efter de tre månaderna ger 0 kr. Nattraktamentet är oförändrat. Sänkning efter två år ingår inte.

Bygger på Skatteverkets regler för inkomståret 2026.

Tre villkor måste alla vara uppfyllda:

• Tjänsteresa: Resan ska vara ett led i arbetet eller uppdraget – inte privat.
• Avstånd: Mer än 50 km från vanlig arbetsplats och mer än 50 km från bostaden.
• Övernattning: Resan måste omfatta tiden kl. 00–06 minst en natt. En resa samma dag, utan att den tiden ingår, ger inget skattefritt traktamente.

Saknas något av villkoren är ersättningen skattepliktig som vanlig inkomst och ska redovisas av arbetsgivaren.

Bygger på Skatteverkets regler för inkomståret 2026.

Digitala kvitton (e-post, SMS, app-kvitton) är fullt giltiga som underlag förutsatt att de innehåller samma information som ett papperskvitto.

En tydlig bild på papperskvittot (fotat med mobilen) räcker också – du behöver inte spara originalkvittot om bilden är läsbar.

Bygger på Skatteverkets regler för inkomståret 2026.

1. Du betalar ett köp för verksamhetens räkning med egna pengar.
2. Du sparar kvittot (papper eller digitalt).
3. Du fyller i utlägget med datum, belopp, syfte och bifogar kvittot.
4. Du lämnar redovisningen till kassören eller attestanten.
5. Kassören granskar, godkänner och betalar ut beloppet.

Ersättning för utlägg är inte lön och beskattas inte. Du får bara tillbaka det du har lagt ut.

Bygger på Skatteverkets regler för inkomståret 2026.

Ideella föreningar är i de flesta fall inte momsregistrerade för sin ideella verksamhet. Det innebär att föreningen inte kan dra av ingående moms – hela beloppet inklusive moms är kostnaden.

Om föreningen bedriver momspliktig verksamhet (t.ex. caféförsäljning) och är momsregistrerad för den delen kan avdragsrätt finnas för inköp som hör till den verksamheten.

Bygger på Skatteverkets regler för inkomståret 2026.

Utan kvitto saknas formellt underlag. Möjliga alternativ:

• Kontoutdrag: Betalkortutdrag kan i vissa fall accepteras som kompletterande underlag.
• Bekräftelsemail: Orderbekräftelse från leverantören.
• Duplikatkvitto: Kontakta butiken – många kan skriva ut ett duplikat.

Föreningens kassör avgör vad som accepteras. Ett kvitto är alltid det säkraste underlaget.

Bygger på Skatteverkets regler för inkomståret 2026.

Ett kvitto som ska godkännas som verifikat i bokföringen ska innehålla:

• Datum för köpet
• Säljaren (namn eller organisationsnummer)
• Vad som köpts (varuslag eller tjänst)
• Belopp och moms (eller momssats)

För utläggsredovisning bör du dessutom anteckna syftet med köpet, t.ex. "Kontorsmaterial till styrelsemöte".

Bygger på Skatteverkets regler för inkomståret 2026.

1. Fyll i reseräkningen och skriv under som sökande.
2. Klicka på Spara fil och skicka .utlagg-filen till kassören eller attestanten.
3. Kassören öppnar filen med Öppna fil på utlagg.se, granskar och skriver under som attestant.
4. Kassören klickar på Exportera PDF och sparar PDF:en i bokföringen.

Filen är krypterad och kan bara öppnas på utlagg.se. Vill du att bara ni två ska kunna öppna den lägger du till ett lösenord när du sparar och lämnar lösenordet till kassören på annat sätt än filen, till exempel muntligt eller via sms.

Här är en reseräkning för den påhittade Anna Exempelsson i Föreningen Norrskenet: två bilresor, tre utlägg varav två med kvitto och en konferensresa till Örebro med en hotellnatt. Den är underskriven av Anna och attesterad av kassören. Pdf:en är skapad med Exportera PDF i verktyget.

Sida 1 – reseräkningen Sida 2 – bilaga 1 Sida 3 – bilaga 2

Öppna hela exempel-PDF:en (3 sidor).

Så är PDF:en uppbyggd

1. Sidhuvud: rubrik, vilket års regler som gäller, utskriftsdatum och period. Perioden räknas fram från första och sista datumet i registreringarna om Automatisk period är ikryssad.
2. Personuppgifter: namn, personnummer, förening eller företag, avdelning, projekt eller referens, kontonummer och e-post. Personnumret visas alltid i sin helhet i PDF:en, även om det är maskerat på skärmen.
3. Milersättning: en rad per resa. Står det Ja under T&R räknas sträckan dubbelt. Rubriken visar totalt antal mil och summan. Exemplet bygger på 2026 års belopp, 25 kr/mil. I exemplet blir 39,2 mil 980 kr.
4. Utlägg och kvitton: belopp inklusive moms. Momsen räknas fram ur beloppet med den momssats du valt. Rader med kvitto hänvisar till sin bilaga, till exempel se bilaga 1.
5. Traktamente: avresa, hemkomst, ort, syfte och boende. Kolumnen Beräkning visar hur beloppet räknats fram. I exemplet ger avresedagen och hemkomstdagen heldag, 300 kr var. Lunch dag 1 (105 kr) och frukost plus lunch dag 2 (165 kr) dras av som måltidsavdrag. Kvar blir 330 kr. Hotellet är betalt, så det blir inget nattraktamente.
6. Sammanställning: summan per del, den sammanlagda momsen och Totalt att utbetala. Momsen ingår redan i utläggen och läggs inte till en gång till. I exemplet är den sammanlagda momsen 278,61 kr.
7. Regelruta: en kort sammanfattning av Skatteverkets belopp för året.
8. Intygande och underskrifter: den sökande intygar att uppgifterna stämmer. Därunder finns sökandens och attestantens underskrift, med namnförtydligande och datum.
9. Bilagor: ett kvitto per sida, med bilagenummer, beskrivning, leverantör, datum och belopp överst. Ett kvitto i PDF-format med flera sidor blir en bilagesida per kvittosida. Utlagg.se-logotypen ligger som vattenstämpel på kvittot.

Raderna i varje del sorteras efter datum, äldst först, oavsett i vilken ordning du lade till dem. Kvittobilagorna numreras i samma ordning, så att det äldsta kvittot blir bilaga 1. Ett utlägg utan kvitto får inget bilagenummer. Flera kvitton på samma datum behåller den ordning de lades till. Sidnummer står längst ner till höger på varje sida.

Klicka på Spara fil för att spara en .utlagg-fil på datorn. När du vill fortsätta klickar du på Öppna fil och väljer filen.

Utöver filen sparas ett krypterat utkast i webbläsaren så att det du fyllt i finns kvar om du laddar om sidan. Utkastet finns bara i just den webbläsaren och försvinner när du rensar. Spara därför alltid en fil om du vill vara säker på att behålla underlaget.

Högst upp i verktyget finns fyra knappar. På mobilen visas bara ikonerna, utom för Exportera PDF.

Vi ser aldrig det du registrerar. Reseräkningen, kvitton och underskrifter skickas aldrig till någon server. De finns bara i din webbläsare och i de filer du själv sparar.

När du sparar en .utlagg-fil hämtas en nyckel från utlagg.se. Då skickas bara ett slumpat fil-ID, aldrig innehållet. Därför kan filen bara öppnas här på utlagg.se.

När du sparar, öppnar eller exporterar noterar vi bara att det hände, aldrig vad. Tipsa en vän skickar ett separat tipsmejil med ditt namn – redovisningen ingår aldrig.